‍

De coaches van Inwerking begeleiden ruim 500 mensen per jaar terug naar werk. Via re-integratie, outplacement en jobcoaching, altijd vanuit wat iemand wél kan. Dat is mensenwerk, en daar hoort de aandacht te liggen: bij de deelnemer.

Toch ging een deel van de dag op aan administratie. Een journaal van een gesprek uitwerken kostte zo'n vijftien minuten. Meestal gebeurde dat aan het eind van de dag, achter de computer. Na een dag vol afspraken is dat zelden het moment waarop de beste zinnen komen. Verslaglegging hoort bij het vak, zeker voor opdrachtgevers als gemeenten en het UWV. Het werk zelf was dus niet het probleem. Het moment waarop het moest gebeuren wel.

Samen met Co-Create AI heeft Inwerking dat anders ingericht. Twee AI-agents nemen het terugkerende administratieve werk over. De eerste maakt van een ingesproken spraakmemo een volledig journaal (verslag) in Excel. De tweede plant projecten in en stuurt iedereen een helder overzicht van de opleverdata. De techniek doet het typewerk en het regelwerk. De coach houdt tijd over voor de deelnemer.

‍

Eerst leren, dan bouwen: het AI-Startpakket

We begonnen niet bij de techniek, maar bij de mensen. In het AI-Startpakket maakten we iedereen binnen Inwerking AI-geletterd. Niet als theorie, maar zo dat een coach er de volgende dag mee aan de slag kan.

Daarna brachten we samen de kansen in kaart. Waar kost administratie onnodig tijd? En waar kan AI dat overnemen zonder dat de kwaliteit van het werk eronder lijdt? Uit dat gesprek kwamen twee concrete toepassingen. Geen experimenten om te kijken wat AI allemaal kan, maar oplossingen voor knelpunten die de coaches zelf benoemden.

‍

Een journaal inspreken in plaats van uittypen

Het eerste knelpunt was de verslaglegging. Een coach spreekt nu na een gesprek een korte spraakmemo in. Dat kan in de auto, tussen twee afspraken door, terwijl het gesprek nog vers is. Een AI-agent zet die memo om in een volledig journaal in Excel, inclusief de gewerkte uren, de locatie en de datum.

Wat eerst vijftien minuten typen was, is nu één minuut inspreken. Coaches leggen op deze manier ongeveer dertig journalen per week vast. Opgeteld scheelt dat zo'n zeven uur typewerk per week. Het vastleggen wacht niet meer tot het eind van de dag. De administratie volgt het werk, in plaats van andersom.

‍

De coach blijft eigenaar van het verslag

Sneller vastleggen mag niet betekenen dat je minder grip hebt op wat er staat. Dat is een terechte zorg, zeker bij verslaglegging voor gemeenten en het UWV. Daarom levert de agent een concept, geen eindversie. De coach leest het na en bepaalt wat klopt. De agent schrijft, de coach blijft eigenaar.

De gegevens blijven van Inwerking. AI neemt de administratie uit handen, niet het oordeel van de coach.

‍

Een collega die de planning regelt

Het tweede knelpunt zat in de planning. Projectdata inplannen en opleverdata doorgeven was handwerk dat steeds terugkwam bij dezelfde mensen. De tweede agent neemt dat over. Hij zet de projectdata in de agenda's van de coaches en stuurt iedereen een mail met een overzicht van wat wanneer opgeleverd moet worden.

Daarbij denkt de agent mee. Op basis van de lengte van het traject bepaalt hij wanneer de tussenopleveringen vallen: bij een lang traject verder uit elkaar, bij een kort traject dichter op elkaar. Een tussenoplevering op zondag plant hij niet. Elke coach weet dat vanzelf, maar een agent moet je het wel vertellen. Het resultaat is een planning die klopt, zonder dat iemand hem hoeft te onthouden.

‍

En de coach?

De vraag die we het vaakst krijgen: vervangt dit mensen? Nee. Het verandert wel hun werk, en dat nemen we serieus. Wat verdwijnt is het herhaalwerk: journalen uittypen, planningen bijhouden, overzichten versturen. Weinig coaches kozen dit vak vanwege het typewerk. Wat overblijft is tijd voor de deelnemer, en daar draait Inwerking om.

‍

Wat dit concreet oplevert

• Een journaal vastleggen kost één minuut inspreken in plaats van vijftien minuten typen
• Coaches leggen ongeveer dertig journalen per week vast, direct na het gesprek in plaats van aan het eind van de dag
• Opgeteld scheelt dat zo'n zeven uur typewerk per week
• Inspreken kan onderweg, terwijl het gesprek nog vers is
• Projectdata en opleveroverzichten komen automatisch in de agenda's en mailboxen terecht, zonder handmatig plannen
• De verslaglegging voor opdrachtgevers wordt completer, terwijl de coach de controle houdt
• De coach besteedt zijn tijd aan de deelnemer, niet aan de administratie eromheen

‍

Wat er nog aankomt

Hier blijft het niet bij. De volgende stap is een persoonlijke assistent die nog meer terugkerende taken uit handen neemt. Stap voor stap, en steeds op een plek waar het de coaches echt werk scheelt. Dat is de afspraak: we bouwen niet wat indrukwekkend klinkt, maar wat ontzorgt.

‍

Aan de slag

Wil je weten welke administratie in jouw organisatie geautomatiseerd kan worden, zodat je mensen ruimte houden voor hun eigenlijke werk? Het AI-Startpakket is daarvoor de eerste stap. We brengen samen de kansen in kaart en laten zien wat er kan, en wat (nog) niet.

‍